خدیجه محمدی
به طور کلی کارآمدی و افزایش بهره وری در سازمان های مختلف از چندین مولفه پیروی میکند که یکی از مهم‌ترین و تاثیرگذارترین آن‌ها روابط عمومی و تقویت و توسعه ارتباطات بین فردی است. چنانچه کارنامه سازمانهای پیشرو و پیشتاز در عرصه توسعه و رشد را بررسی کنیم، وجه مشترک قریب به اتفاق آن‌ها پررنگ بودن نقش روابط عمومی آن‌هاست.
شاید این سوال پیش بیاید که چگونه روابط عمومی در این خصوص می‌تواند نقش ایفا کند؟
اگر به ابعاد مختلف نقش روابط عمومی در یک سازمان نگاه کنیم بهتر می توانیم به این سوال پاسخ دهیم.
در این یادداشت حمیدرضا شول، مدیر روابط عمومی شرکت توسعه فرآوری صنایع و معادن ماهان سیرجان به چند بعد مهم وظایف روابط عمومی همچون روابط عمومی داخلی، تبلیغات و انتشارات و ارتباطات رسانهای پرداخته است.
1- روابط عمومی داخلی
روابط عمومی داخلی با ایجاد فضای تعاملی و همدلی و برجسته کردن بخش ها و افراد مختلف درون سازمان و به نوعی باایجاد فضایی بهتر برای دیده شدن افراد موجبات رشد، پویایی و تحرک بیشتر افراد را در درون سازمان فراهم میسازد.
روابط عمومی داخلی سبب می شود تا افراد شایسته و توانمند سازمان قدرت ظهور و بروز بیشتری پیدا کنند. روابط عمومی داخلی سبب می‌شود تا افراد درون سازمان بهتر بتوانند ایده‌ها، نظرات و پیشنهادات خود را به سمع و نظر مدیران سازمان برسانند یا به عبارتی دیگر سازمانها بهتر می توانند از ظرفیت های درون سازمانی خود برخوردار شوند.
در این نوع روابط عمومی به دلیل شفافیت ارتباطات و حذف تاریک‌خانه های سازمانی افراد ناکارآمد و کم بازده و یا بهتر بگوییم افراد اهمال کار و افراد وظیفه نشناس بهتر دیده می شوند و همین امر سبب خواهد شد که این افراد یا خود را اصلاح کنند یا از چرخهی سازمان حذف شوند.
از آنجایی که روابط عمومی داخلی به خانواده های کارکنان نیز میپردازد با ایجاد پویایی، تحرک، نشاط و شادابی در خانواده کارکنان اثرات مستقیم و یا غیرمستقیم آن به کارکنان منتقل خواهد شد و این امر نقش قابل توجهی در کارآمدی و افزایش بهرهوری سازمان ایفا میکند.
2- روابط عمومی و تبلیغات و انتشارات
هرگاه یک نگاه عالمانه ای در تولید و انتقال پیام در محصولات تبلیغاتی و انتشاراتی یک سازمان دیده شود، سازمان به سمت پویایی بیشتر حرکت خواهد کرد.
در تبلیغات مبتنی بر نگاه صحیح روابط عمومی از به کارگیری شیوه‌های انتقال پیام اغواکننده، افراطی و غیرقابل هضم جلوگیری خواهد شد و به عکس در این نوع تبلیغات به عنصر همدلی، همراهی و اقناع کامل مخاطب که اوج آن همراهسازی است، توجه خواهد شد.
در انتشارات روابط عمومی که مبتنی بر یک مدل علمی و دقیق روابط عمومی صورت میگیرد، تمامی کلمات و واژهها و مکتوبات حساب‌شده و دقیق مبتنی بر تاثیر بهتر بر مخاطب انتخاب می‌شود و همین امر موجبات کارآمدی بیشتر را در سازمان فراهم میکند.
3-روابط عمومی و ارتباط با رسانهها
رسانه ها نقش بی بدیلی در موفقیت سازمانها خواهند داشت. اگر چنانچه بین روابط عمومی و رسانه نگاهی متعهدانه و مبتنی بر پذیرش هرچه بهتر یکدیگر باشد. در نظام ارتباطات رسانه ای روابط عمومی کارآمد، رسانه های منتقد که از یک منظر دلسوزانه نقدها و ایرادات خود را به سازمان وارد می کنند و از جایگاه مناسبی برخوردارند، نه تنها انتقادات رسانه های منصف را دشمنی و مخالفت با سازمان خود نمیداند بلکه به تمامی این انتقادات به عنوان یک فرصت ارزنده مینگرد که به طور رایگان در اختیار سازمان قرار میگیرد.
با همین نگاه رسانه های منتقد دائما با نکته‌بینی و دقت نظر ایرادات اینگونه سازمانها را مطرح میکنند و این اطمینان را دارند که به آن‌ها توجه خواهد شد و همه این موارد سبب خواهد شد تا سازمان دچار خودشیفتگی کاذب نشود و دائما با رفع ایرادات پدید آمده پیش روی سازمان قبل از ایجاد بحران در سازمان مسائل را حل و فصل کند.
در یک مدل ارتباط رسانه ای با رویکرد روابط عمومی علمی و کارآمد علاوه بر پاسخگویی مستمر نه تنها با یک نگاه تدافعی خود را در مقابل رسانهها قرار می دهد؛ بلکه پیش از آنکه رسانهها بخواهند، باب انتقادات خود را بگشایند با دعوت از رسانه های موثر و منتقد فضایی را به منظور خلق انتقاد و کشف ایرادات احتمالی سازمان به وجود میآورد و از این طریق خدمت به سزایی را به توسعه و پیشرفت سازمان میکنند.
در بدیهی ترین شکل ممکن و باتوجه به اینکه روابط عمومی ارتباطات شایسته ای را با اهالی رسانه برقرار میکند، رسانه ها با انعکاس به موقع و صحیح اخبار سازمان مربوطه همراهان خوبی برای مقابله با ایجاد شایعات و بحران های ساختگی افکار عمومی برای آن سازمان هستند و همین امر باعث حسن شهرت و نیک نامی سازمان خواهد شد.
در مجموع باید گفت در هرکدام از ابعاد فعالیتهای روابط عمومی تاثیر مستقیم و یا غیرمستقیمی بر روی کارآمدی سازمان خواهد داشت که بایستی به آن به طور جدی توجه شود.